Eine korrekte Entgeltabrechnung erstellen: Das solltest du wissen

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Von: Bernd Gerste

Zuletzt aktualisiert: 17. Dezember 2018

Arbeitgeber überweisen ihren Angestellten nicht nur monatlich ihr Geld, sie händigen ihnen auch eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung aus. Dazu sind sie gemäß § 108 Gewerbeordnung verpflichtet.

Auf diesem Dokument steht, wie sich das Gehalt zusammensetzt. Es schlüsselt beispielsweise auf, welche Zulagen oder Abzüge es gibt. Einerseits brauchst du deine Lohn- oder Gehaltsabrechnung für deine Steuererklärung oder als Einkommensnachweis, wenn du eine Wohnung suchst oder einen Kredit beantragst.

Andererseits nutzt das Finanzamt sie zur Kontrolle. Es lohnt sich auf jeden Fall, genauer hinzusehen, damit sich keine Fehler einschleichen. Aber was muss eine vollständige Abrechnung denn nun alles enthalten?

Lohn oder Gehalt? Es gibt einen Unterschied

Zunächst einmal sollten die Grundlagen klar sein. Denn Lohn und Gehalt sind keineswegs Synonyme, auch wenn sie im Alltag oft als solche verwendet werden.

  1. Lohn: Der Arbeitnehmer erhält einen bestimmten Betrag für die Stunden, die er tatsächlich geleistet hat. Daher kann der Lohn von Monat zu Monat schwanken.
  2. Gehalt: Dieses festgelegte Entgelt bekommst du als Arbeitnehmer jeden Monat. Das gilt selbst dann, wenn du Überstunden machst. Die Länge des jeweiligen Monats hat ebenfalls keinen Einfluss auf die Gehaltshöhe. Diese richtet sich oft nach einem branchenüblichen Tarifvertrag.

Bestandteile einer Gehaltsabrechnung

Zunächst einmal sollten die Grundlagen klar sein. Denn Lohn und Gehalt sind keineswegs Synonyme, auch wenn sie im Alltag oft als solche verwendet werden.

  1. Lohn: Der Arbeitnehmer erhält einen bestimmten Betrag für die Stunden, die er tatsächlich geleistet hat. Daher kann der Lohn von Monat zu Monat schwanken.
  2. Gehalt: Dieses festgelegte Entgelt bekommst du als Arbeitnehmer jeden Monat. Das gilt selbst dann, wenn du Überstunden machst. Die Länge des jeweiligen Monats hat ebenfalls keinen Einfluss auf die Gehaltshöhe. Diese richtet sich oft nach einem branchenüblichen Tarifvertrag.

Obwohl es einen terminologischen Unterschied gibt, unterscheidet sich die Abrechnung von Lohn und Gehalt kaum voneinander. Es ist zudem nicht verbindlich festgelegt, wie diese aufgebaut sein muss. Wichtig ist in erster Linie, dass du deinen Nettolohn gut nachvollziehen kannst. Eine Entgeltabrechnung enthält in der Regel grundlegende Angaben zu Arbeitnehmer und Unternehmen:

  • Name und Anschrift der Firma
  • Name, Anschrift, Geburtsdatum und Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
  • Beschäftigungs- und Abrechnungszeitraum
  • Steuerklasse
  • Steuer-ID
  • Evtl. Kinder- und Steuerfreibeträge sowie Kirchensteuerabzug

Auf der Abrechnung sind sowohl das Bruttogehalt als auch die entsprechenden Nettobezüge aufgeführt. Geldwerte Vorteile, Zuschüsse und Entgeltersatzleistungen können sich auf die Höhe des Bruttoverdienstes auswirken. Du siehst im Dokument außerdem, welche Zuschläge du erhältst und wie hoch die Abzüge oder eventuelle Vorschüsse sind. Wie viel Geld du tatsächlich herausbekommst, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

  • Lohnsteuer
  • Kirchensteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Arbeitslosenversicherung
  • Rentenversicherung
  • Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung

Am Ende der Gehaltsabrechnung ist außerdem deine Bankverbindung aufgeführt. In einigen Fällen findest du dort außerdem die Gesamtkosten für das Unternehmen, Angaben zur betrieblichen Altersversorgung und eine Fußzeile mit der Anmerkung, dass die Abrechnung gemäß der Gewerbeordnung erstellt wurde.

Tipp

Egal ob du Arbeitnehmer oder Arbeitgeber bist, du solltest dir die Abrechnung in regelmäßigen Abständen ansehen und die Daten sorgfältig prüfen. Schließlich möchtest du ja keine steuerrechtlichen Probleme bekommen. Wichtig ist vor allem, dass du dich umfassend informierst. Das kannst du in dieser ausführlichen Zusammenfassung tun. Dann ist es gar nicht schwer, eine fehlerlose Gehaltsabrechnung zu erstellen.

Was es zu überprüfen gilt bei einer Entgeltabrechnung

Wenn Silvester bevorsteht, beginnt auch die Zeit der guten Vorsätze. Einer davon sollte sein, die Abrechnung genau unter die Lupe zu nehmen. Es sollen ja alle Angaben, Freibeträge und gesetzlichen Änderungen korrekt umgesetzt werden. Worauf solltest du achten?

  • Besteht seit 2015 in Deutschland
  • Wurde inzwischen auf 8,84 Euro pro Stunde angehoben
  • Erneute Erhöhung auf 9,19 Euro (2019) und 9,35 Euro (2020)

Verschiedene Freibeträge

  • Kinderfreibetrag abhängig von Anzahl, Alter und Berufstätigkeit der Kinder
  • Freibetrag beim Lohnsteuerabzug wird in der Regel nicht automatisch aus dem vorherigen Jahr übernommen

Abgaben an die Krankenversicherung

  • Beitragshöhe je nach Krankenkasse unterschiedlich
  • Versicherungen vergleichen und ggf. zu wechseln, kann sich lohnen

Kirchensteuer

  • Wird vom Arbeitgeber direkt an das Finanzamt abgeführt
  • Fällig für Mitglieder einer kirchensteuerberechtigten Religionsgemeinschaft
  • Wird auf die Kirchen aufgeteilt, wenn die Ehepartner unterschiedlichen Religionsgemeinschaften angehören und nur einer der beiden zu versteuernde Einkünfte hat
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