Lohn- und Gehaltsabrechnung: Das Einmaleins für Einsteiger

Von: Bernd Gerste

Zuletzt aktualisiert: 23. August 2019

Egal in welcher Branche du tätig bist – früher oder später musst du dich mit den Grundlagen der Buchhaltung auseinandersetzen. Das gilt für Arbeitgeber genau wie für Arbeitnehmer. Auch wenn du selbst keine Unterlagen erstellst, solltest du zumindest nachvollziehen können, welche Angaben dein Chef oder Steuerberater in wichtigen Dokumenten für das Finanzamt macht. Zu solchen Dokumenten gehört unter anderem auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Was es damit auf sich hat und wie digitale Hilfsmittel die Sache vereinfachen, kannst du hier nachlesen.

Lohn oder Gehalt? Der kleine aber feine Unterschied

Wenn du nicht auf selbstständiger Basis, sondern als Angestellter in einer Firma arbeitest, bekommst du entweder Lohn oder Gehalt. Beide Begriffe beziehen sich auf das Entgelt, das dir für einen bestimmten Zeitraum zusteht. Allerdings musst du beachten:

  • Der Lohn ergibt sich aus den Stunden, die du tatsächlich gearbeitet hast. Die monatliche Summe kann also schwanken.
  • Das Gehalt bezeichnet einen festen Betrag, den du jeden Monat erhältst – egal, wie viele Stunden du gearbeitet hast.

Dementsprechend zeigt eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung an, wie sich dein Lohn bzw. Gehalt zusammensetzt. Dieser Nachweis ist nicht nur für das zuständige Finanzamt relevant. Auch du selbst kannst dir damit einen Überblick über die Abzüge vom Bruttoentgelt verschaffen.

Abrechnen leichtgemacht

Verwaltungsprozesse, die früher viele Stunden gekostet haben, laufen heute weitestgehend auf digitalem Weg ab. Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung können Unternehmer ganz einfach mit einem Software-Programm erstellen. So genügen inzwischen wenige Klicks, um folgende Aufgaben zu erledigen:

  • Sämtliche Beschäftigungsarten abrechnen
  • Abwesenheiten von Mitarbeitern protokollieren
  • Benötigte Dokumente bereitstellen
  • Pflichtmeldungen für Krankenkassen Finanzämter erstellen und versenden

Eine digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung bringt Vorteile für alle Seiten. Zum einen sparen Geschäftsführer damit kostbare Arbeitszeit und vermeiden Flüchtigkeitsfehler. Zum anderen sorgen automatische Updates dafür, dass deine Unterlagen zu jeder Zeit den neuesten gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.

Grundlagen der Abrechnung einfach erklärt

Auch wenn computergesteuerte Programme viele Arbeiten übernehmen, brauchst du dennoch einige Fachkenntnisse, um die elektronisch angefertigten Unterlagen auch selbst verstehen zu können. Steuerrechtliche Formulare scheinen auf den ersten Blick oftmals wie ein Buch mit sieben Siegeln. Tatsächlich musst du dich aber nur mit ein paar Grundbegriffen vertraut machen, damit du aus deiner Lohn- und Gehaltsabrechnung schlau wirst.

1) Sozialabgaben:

  • Krankenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
  • Rentenversicherung
  • Pflegeversicherung

2) Steuerliche Abgaben: 

  • Lohnsteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Kirchensteuer

1) Sozialabgaben:

Wenn du dich in einem festen Anstellungsverhältnis befindest, gilt für alle Sozialabgaben die Regel: Eine Hälfte zahlt der Arbeitnehmer, die andere Hälfte zahlt der Arbeitgeber. Welche Beträge dabei jeweils anfallen, zeigt diese Übersicht:

Empfänger der Sozialabgabe

Beitragshöhe insgesamt

Anteil des Arbeitnehmers

Gesetzliche Krankenkasse

14,6% des Bruttoeinkommens (ab einer Jahresentgeltgrenze von 60.750€)

7,3%

Arbeitslosenversicherung

2,5%

1,25%

Rentenversicherung

18,6%

9,3%

Pflegeversicherung

3,05% für Kinderlose über 23 Jahre

3,3% für Personen mit Kindern

1,525%

1,65%

2) Steuerliche Abgaben:

Wie viele Steuern du am Ende eines Jahres zahlen musst, hängt von zahlreichen Faktoren ab. Die wichtigsten Informationen haben wir hier kurz zusammengefasst.

a) Lohnsteuer

Was in selbstständigen Tätigkeiten zur „Einkommenssteuer“ gehört, fällt bei festangestellten Mitarbeitern in die Kategorie „Lohnsteuer“. In beiden Fällen musst du dich im ersten Schritt in die richtige Steuerklasse einordnen lassen. Insgesamt gibt es sechs Einstufungsmöglichkeiten:

Steuerklasse

Betroffene

I.

Ledige, verwitwete und geschiedene Arbeitnehmer

II.

Alleinerziehende Arbeitnehmer

III.

verheiratete Arbeitnehmer, deren Partner Klasse V angehört bzw. keinen eigenen Lohn bezieht

IV.

Verheiratete Arbeitnehmer, deren Partner auch einen Lohn erhält (in solchen Fällen können Paare auch das Faktorverfahren anwenden)

V.

Verheiratete Arbeitnehmer, deren Partner der Klasse III angehört

VI.

Arbeitnehmer, die mehrere Tätigkeiten ausüben (Ausnahme: Minijobs)

b) Kirchensteuer

Wer du in Deutschland ein offizielles Mitglied der christlichen Gemeinde bist und ein festes Einkommen beziehst, musst du Kirchensteuern bezahlen. Aktuell beläuft sich der Beitrag in fast allen Bundesländern auf 8% der Lohnsteuer in fast allen Bundesländern. In Bayern und Baden-Württemberg musst du 9% der Lohnsteuer an die Kirche abgeben.

c) Solidaritätszuschlag

Nach der Wiedervereinigung 1991 kam in Deutschland eine weitere Steuerpflicht dazu – der sogenannte Solidaritätszuschlag. Dieser Beitrag liegt seit 1998 konstant bei 5,5 Prozent der Lohnsteuer. Allerdings sind davon nur Berufstätige betroffen, die mehr als 1.522€ brutto im Monat verdienen.

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